Kultura bezpieczeństwa w organizacji nie zawsze zaczyna się od kolejnej procedury, prezentacji albo audytu. Czasem zaczyna się od jednego zdania wypowiedzianego przez kogoś z firmy:
„Chwila… to znaczy, że u nas ten system nie działa prawidłowo”.
I nagle w sali robi się cicho.
Kiedy ekspert przestaje mówić
Lubię rozmawiać. Rozmowa jest jednym z najważniejszych narzędzi w mojej pracy z organizacjami. Pozwala zrozumieć, jak firma działa, gdzie pojawiają się problemy i dlaczego rozwiązania, które dobrze wyglądają na papierze, nie zawsze sprawdzają się w codziennej pracy.
Są jednak momenty, kiedy najważniejsze staje się to, że przestaję mówić.
Dopóki ekspert usilnie tłumaczy firmie, gdzie jest problem, niewiele się zmienia. Można przedstawiać kolejne dane, wyniki audytów, przykłady zdarzeń i argumenty. Organizacja nadal pozostaje wtedy słuchaczem, a diagnoza jest czymś przyniesionym z zewnątrz.
Prawdziwa zmiana zaczyna się w chwili, kiedy ktoś z zarządu, operacji albo kadry kierowniczej sam nazwie problem.
Nie powtarza już słów konsultanta. Mówi o własnej organizacji, własnych procesach i konsekwencjach własnych decyzji.
Wszyscy często wiedzą wcześniej
Operatorzy, brygadziści i kierownicy zazwyczaj widzą znacznie więcej, niż wynika z procedur, raportów i wskaźników. Wiedzą, gdzie trzeba obchodzić system. Widzą, które zasady funkcjonują tylko na papierze. Pamiętają problemy zgłaszane wiele razy, które po kolejnych spotkaniach nadal pozostają nierozwiązane.
Często problem wcale nie jest ukryty. Funkcjonuje jako rodzaj organizacyjnej tajemnicy, o której wszyscy wiedzą, ale nikt nie nazywa jej wystarczająco głośno.
Dopóki mówi o niej ktoś z zewnątrz, można potraktować ją jako opinię. Można się z nią zgodzić, odłożyć ją na później albo rozpocząć kolejną dyskusję o tym, czy sytuacja rzeczywiście jest aż tak poważna.
Kiedy organizacja sama nazywa problem, zaczyna się prawdziwa rozmowa o zmianie.
Cisza, która pojawia się w takim momencie, nie oznacza braku odpowiedzi. Oznacza, że wszyscy obecni właśnie zobaczyli ten sam problem.
Od wspólnej diagnozy do odpowiedzialności
Kultura bezpieczeństwa w organizacji rozwija się wtedy, gdy odpowiedzialność za bezpieczeństwo przestaje być przypisana wyłącznie do działu BHP. Zarząd, operacje, kierownicy i pracownicy zaczynają patrzeć na bezpieczeństwo jako na część sposobu zarządzania firmą.
Wspólne nazwanie problemu nie rozwiązuje go automatycznie. Zmienia jednak punkt wyjścia. Zamiast dyskusji o tym, czy problem istnieje, można zacząć rozmawiać o jego przyczynach, konsekwencjach i działaniach, które należy podjąć.
Właśnie wtedy warto zadać kilka prostych pytań:
- Czy sposób wykonywania pracy jest zgodny z tym, co opisaliśmy w procedurach?
- Czy pracownicy mogą otwarcie mówić o problemach i ryzyku?
- Czy zgłaszane nieprawidłowości prowadzą do decyzji i konkretnych działań?
- Czy podobne problemy powracają mimo kolejnych działań naprawczych?
- Kto faktycznie bierze odpowiedzialność za zmianę?
Odpowiedzi często pokazują więcej niż kolejna rozbudowana lista kontrolna.
Rola zewnętrznego eksperta
Systemy i organizacje rzadko zmieniają się trwale pod wpływem cudzych pomysłów. Gotowe rozwiązanie może zadziałać na chwilę, ale bez zrozumienia i zaangażowania wewnątrz firmy szybko stanie się kolejną procedurą, której nikt nie czuje się właścicielem.
Rolą zewnętrznego eksperta jest pomóc organizacji zobaczyć zależności, uporządkować fakty, zadać trudne pytania i pokazać konsekwencje pozostawienia problemu bez rozwiązania. Czasem trzeba również skonfrontować firmę z tym, czego sama wolałaby jeszcze nie widzieć.
Nie można jednak przejąć za organizację odpowiedzialności za zmianę.
W pracy interim i shadow HSE zależy mi na tym, aby firma potrafiła samodzielnie nazwać problem, podjąć decyzję i zbudować rozwiązanie, które będzie działało również wtedy, kiedy mnie już przy niej nie będzie.
Cisza może być początkiem dobrej zmiany
Moment ciszy podczas spotkania nie musi oznaczać, że rozmowa się zatrzymała. Czasem właśnie wtedy zaczyna się jej najważniejsza część.
Organizacja przestaje słuchać opowieści o sobie i zaczyna mówić własnym głosem. Pojawia się wspólna diagnoza, odpowiedzialność i gotowość do działania.
Z takim optymistycznym przesłaniem wchodzę w kolejny tydzień i kolejne projektowe tournée po Polsce.
Bo czasami najlepszym, co ekspert może zrobić dla organizacji, jest zadać właściwe pytanie, przestać mówić i pozwolić jej usłyszeć samą siebie.
